Monatsabschluss
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Dieser Programmpunkt wird am Monatsende (bzw. in den ersten Tagen des neuen Monats) automatisch ausgeführt, um die im System hinterlegten Daten zu überprüfen.
Es erfolgt automatisch eine Überprüfung der Buchungen auf "Vollständigkeit". Sollte eine An- oder Abmeldezeit fehlen, erhalten Sie alle fehlenden Zeiten im Fehlerprotokoll Buchungszeiten angezeigt und können die notwendigen Korrekturen ohne großen Aufwand vornehmen. So ist sichergestellt, dass alle Buchungen des Monats korrekt und vollständig sind.
Abbildung: Hilfsprogramme, Monatsabschluss
Sollte eine Tagesbuchung komplett fehlen, erhalten Sie auch hierüber einen Hinweis in der Fehlerliste.
Für „fehlende" Tage wird die Sollarbeitszeit als Minusstunden angerechnet. Diese Funktion kann notfalls (nicht empfohlen!) per Option ausgeschaltet werden.
Die Berechnung von "fehlenden" Tagen mit Minusstunden geschieht aus Sicherheitsgründen. Normalerweise muss für jeden Arbeitstag ein entsprechender Eintrag vorhanden sein. Dies ist entweder eine normale Buchung auf dem Zeitkonto oder eine genehmigte Abwesenheit (Urlaub, Krank etc.), die in der Urlaubskarte vermerkt ist. Um Manipulationen durch Mitarbeiter auszuschließen, werden die „Fehltage" mit Minus gerechnet. So wird ausgeschlossen, dass sich Mitarbeiter durch eine Nichtanmeldung an einem Arbeitstag einen Stunden Vorteil verschaffen können (z.B. an Tagen, an denen der Mitarbeiter nur 5:00 Std. statt normalerweise 8:00 Std. arbeitet, um sich um die 3:00 Minusstunden zu "drücken", in der Hoffnung, "dass es keiner merkt").
Ein weiterer Check schaut auf Rückwärtsbuchungen und Überschneidungen. Entsprechende Tage werden dann in der Auswertung "Fehlerhafte Buchungen" angezeigt.
Der Monatsabschluss kann für einzelne Mitarbeiter, alle Mitarbeiter oder bestimmte Abteilungen (Teams) durchgeführt werden.
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Auch nach dem Monatsabschluss können die Daten weiterhin bearbeitet werden! |
Wenn einer der folgenden Gründe vorliegt, ist ein Monatsabschluss (das Neuberechnen von Zeitkonten) notwendig, Dieser erfolgt normalerweise automatisch im Hintergrund, ohne dass Sie als Anwender sich darum kümmern müssen.
•Ein Mitarbeiter erhält nachträglich ein anderes Arbeitszeitmodell
Damit die Plus-/Minusstunden nach dem neuen Arbeitszeitmodell berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
•Ein Tagesplan wird rückwirkend geändert
Damit die Plus-/Minusstunden für die in der Vergangenheit liegenden Tage korrekt nach dem nachträglich geänderten Tagesplan berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
•Ein Arbeitszeitmodell wird rückwirkend verändert
Damit die Änderungen am Arbeitszeitmodell berücksichtigt werden, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
Dies gilt natürlich nur, wenn Sie Änderungen an einem Arbeitszeitmodell (oder einem datumsabhängigen Eintrag) vornehmen, dass bereits benutzt wird.
•Im zurückliegenden Monat wurden noch Korrekturen vorgenommen
In diesem Fall lassen Sie das Zeitkonto des entsprechenden Mitarbeiters für den entsprechenden Monat neu berechnen, damit der Vortrag für die Folgemonate korrigiert werden kann.
•In der Urlaubskarte werden in einem zurückliegenden Monat noch Korrekturen vorgenommen
In diesem Fall lassen Sie das Zeitkonto des betroffenen Mitarbeiters für den entsprechenden Monat neu berechnen, damit die einzelnen Tage neu berechnet werden und der Vortrag für die Folgemonate korrigiert werden kann.
•Im Schichtplaner nachträglich andere Schichten (Tagespläne) zugeordnet wurden
Damit die Plus-/Minusstunden für die in der Vergangenheit liegenden Tage korrekt nach dem nachträglich zugewiesenen Tagesplan berechnet werden können, müssen die Zeitkonten neu berechnet werden.
Es können nur Mitarbeiter bearbeitet werden, die am aktuellen Tag an der Zeiterfassung teilnehmen.
Für die Berechnung von zurückliegenden Tagen werden die Werte aus dem Arbeitszeitmodell des jeweiligen Tages herangezogen.
Dies hört sich recht kompliziert an, ist es aber nicht. Normalerweise werden Sie nur zu Anfang eines jeden Monats den Monatsabschluss für den Vormonat durchführen. Hieran erinnert Sie Time-Organizer aber automatisch (sofern Sie mindestens über Leserechte "2" für "Monatsabschluss" verfügen).
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Stand: 10.04.2024 06:39 |
Aktuelle Seite https://www.Time-Organizer.de/hilfe/index.html?hilfsprogramme_monatsabschluss.htm
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