Urlaubsverwaltung

Verwalten Sie die Urlaubsansprüche und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter mit dem PC. Sie ersparen sich so das mühsame Ausfüllen der Urlaubskarten am Anfang eines jeden Jahres. Ebenso entfällt das Ausrechnen des Urlaubsanspruchs für die einzelnen Mitarbeiter. Durch im Programm hinterlegte Urlaubsmodelle errechnet der PC den für das jeweilige Jahr zu gewährenden Urlaubsanspruch für jeden Mitarbeiter automatisch.

Kurzpräsentation Urlaubsverwaltung

Allgemeines

  • Diverse Urlaubsmodelle möglich
  • Variable Urlaubsmodelle möglich
  • Einfaches Beantragen von Urlaub
  • Übersichtliche Auswertungen
  • Änderungen nur von berechtigten Personen möglich
  • Automatische Feiertage
  • Sehr viele, umfangreiche Auswertungen

Verwalten Sie alle Urlaubstermine (und sonstige Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Mutterschutz usw.) in Ihrem Betrieb, Ihrer Filiale oder Abteilung.

Sofern die Mitarbeiter Zugang zu einem PC haben, auf dem die Urlaubsverwaltung installiert ist, können sie sich ihre EIGENEN Daten (keine Daten von anderen Mitarbeitern) ansehen. Änderungen können allerdings nur mit den entsprechenden Rechten für die Urlaubsverwaltung vorgenommen werden.

Die Mitarbeiter können sich so Ihre eigenen Daten ansehen ohne "Schaden" anzurichten. Dies entlastet den für die Urlaubsverwaltung zuständigen Mitarbeiter enorm, da viele Nachfragen (z.B. "wie viel Urlaub habe ich denn noch für dieses Jahr") entfallen und die Mitarbeiter sich diese Informationen selbst beschaffen können.

Die Daten aus der Urlaubsverwaltung werden selbstverständlich an die Zeiterfassung übergeben, sofern diese ebenfalls installiert ist.

Urlaubskarte

  • Schnell und einfach vom Arbeitsplatz Urlaub beantragen
  • Übersichtliche Darstellung von Abwesenheiten
  • Mitarbeiter können direkt in der Urlaubskarte planen und beantragen
  • Bei Urlaubsantrag Überprüfung auf ausreichend Resturlaub
  • Bei Abwesenheiten Überprüfung auf Verfügbarkeit des Vertreters
  • Schulferien auf Wunsch einblendbar
  • Ausdruck von Urlaubsanträgen
  • E-Mail-Benachrichtigung bei neuen Einträgen
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Löschung

Die Urlaubskarte (Fehlzeitenkarte) zeigt das gesamte Jahr im Überblick und enthält die einzelnen Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Dienstreisen etc.). Natürlich ist auch ein "ewiger" Kalender integriert, der alle gesetzlichen Feiertage enthält.

Je nach Berechtigung des angemeldeten Mitarbeiters können nur Urlaubstage beantragt werden oder sämtliche Eintragungen in der Urlaubskarte vorgenommen werden. Auch hier werden selbstverständlich die Rechte des Mitarbeiters beachtet. Der "normale" Mitarbeiter kann nur auf seine eigene Urlaubskarte zugreifen und keine "wichtigen" Daten verändern oder gar manipulieren.

Jahresübersicht Urlaubskarten

  • Übersicht der Urlaubsplanung über mehrere Mitarbeiter
  • Übersichtliche Anzeige der Einträge in den Urlaubskarten
  • Anzeige der Vertreter
  • Mitarbeiter in der Liste frei verschiebbar
  • Schulferien auf Wunsch einblendbar
  • Sensible Einträge (z.B. "Krank") ausblendbar

In der Jahresübersicht erhalten Sie für alle Mitarbeiter (oder für eine bestimmte Abteilung) einen ausgewählten Zeitraum (z.B. das ganze Jahr) übersichtlich angezeigt.

So können Sie alle Fehlzeiten für die ausgewählten Mitarbeiter übersichtlich ablesen.

In den Optionen können wie gewohnt diverse Einstellungen bezüglich der Daten, die angezeigt werden sollen und dem optischen Erscheinungsbild der Jahresübersicht vornehmen.

Zu jedem Mitarbeiter können die definierten Vertreter automatisch in den folgenden Zeilen angezeigt werden. So können Sie bestimmte "Mitarbeitergruppen" noch besser vergleichen und auswerten.

Jeder Mitarbeiter kann an eine andere Stelle in der Liste verschoben werden, um ihn mit den Daten eines anderen Mitarbeiters besser vergleichen zu können.

Resturlaub

  • Übersichtliche Anzeige der Resturlaubsstände (zu gewünschtem Stichtag oder zum Jahresende)
  • Errechnung der Urlaubsrückstellung
  • Anzeige genommener Urlaubstage
  • Anzeige genommener Gleittage

Die Resturlaubsliste gibt Ihnen für das ausgewählte Jahr einen Überblick über die noch zu gewährenden Urlaubstage. In Abhängigkeit von den Mitarbeiterrechten werden hier alle Mitarbeiter angezeigt oder nur die der eigenen Abteilung.

Die Ermittlung der genommenen Urlaubstage kann auf zwei Arten erfolgen:
Ganzes Jahr berücksichtigen
Es wird der tatsächlich bereits eingetragene Urlaub ermittelt. Als Resturlaub erhalten Sie die noch zu gewährenden und noch nicht verplanten Urlaubstage.

Nur bis zu einem bestimmten Stichtag berücksichtigen
Es wird der bis zum ausgewählten Stichtag bereits genommene Urlaub ermittelt. Als Resturlaub erhalten Sie die noch zu gewährenden Urlaubstage für den Rest des Jahres. Dies ist dann die Anzahl der Arbeitstage, an denen Ihnen die Mitarbeiter noch "fehlen".

Anwesenheitsliste

  • Übersicht der An-Abwesenheiten aller Mitarbeiter
  • Nur anwesende Mitarbeiter anzeigen
  • Nur abwesende Mitarbeiter anzeigen
  • Auflistung tageweise oder nach Zeiträumen gruppiert
  • Automatische Aktualisierung mit Markierung der "neuen" Einträge

Die An- bzw. Abwesenheitsliste gibt Ihnen für einen ausgewählten Zeitraum, z.B. den aktuellen Tag, einen Überblick über Mitarbeiter, die innerhalb des Zeitraums an- oder abwesend sind. Neben dem Mitarbeiternamen werden der Grund und der Zeitraum der An- bzw. Abwesenheit angezeigt oder ausgedruckt. Sie können jederzeit zwischen An- und Abwesenheitsliste wechseln.

Die Abbildung zeigt die wahrscheinlich häufigste Ausgabeform. Es werden für einen beliebigen Tag (normalerweise den aktuellen) alle Mitarbeiter mit dem entsprechenden Status angezeigt. Anhand der grünen bzw. roten LED können sehr schnell die an diesem Tag an- bzw. abwesenden Mitarbeiter abgelesen werden. Sie können über diese Liste auch eine Fehlzeitenliste für einen beliebigen Zeitraum ausgeben.

Bei abwesenden Mitarbeitern wird der Grund der Abwesenheit mit ausgegeben, bei anwesenden Mitarbeiter wird zusätzlich ausgegeben, seit wann der Mitarbeiter angemeldet ist, oder ob er bereits Feierabend (oder Mittagspause) hat. Als Anmeldezeit wird die erste Anmeldung des Tages ausgegeben.

Die Liste kann automatisch aktualisiert werden. Das Aktualisierungsintervall können Sie selbstverständlich einstellen (z.B. alle 5 Minuten). Dies ist z.B. für den Arbeitsplatz am Empfang sinnvoll, da so jederzeit abgelesen werden kann, ob ein Mitarbeiter im Hause ist.

Auf Wunsch können Sie diese Liste auch im ausgewähltem Intervall als HTML-Datei abstellen lassen. So können diese Informationen auch von Mitarbeitern eingesehen werden, die den Time-Organizer nicht auf Ihrem PC installiert haben. Hier können Sie eine Beispielausgabe ansehen.

Geburtstagsliste

  • Anzeige der Geburtstage
  • Anzeige von Jubiläen
  • Anzeige von Geburtsjahr und Alter nur bei entsprechender Berechtigung

Die Geburtstagsliste gibt Ihnen für den ausgewählten Zeitraum einen Überblick über die Geburtstage und Betriebsjubiläen der Mitarbeiter.

Je nach Berechtigung des Mitarbeiters werden das Alter und Geburtsjahr mit angezeigt oder eben ausgeblendet.

Für die Geburtstagsliste sind keine Lernvideos verfügbar.

Geburtstagskinder

  • Anzeige der Geburtstagskinder
  • Freie Einstellung des Zeitraums

In der Auswertung Geburtstagskinder erhalten Sie für den ausgewählten Zeitraum einen Überblick über die Mitarbeiter, die demnächst Geburtstag haben oder in den letzten Tagen hatten.

Im Unterschied zur Geburtstagsliste erhalten Sie hier nur die Mitarbeiter, die in den nächsten Tagen Geburtstag haben oder hatten.

Für die Geburtstagskinder sind keine Lernvideos verfügbar.

Urlaubsmodelle

  • Beliebig viele Urlaubsmodelle möglich
  • Definition des Urlaubsanspruchs für ein Jahr
  • Sonderregeln für Altersstufen
  • Sonderregeln für Betriebszugehörigkeit

In den Stammdaten der Urlaubsmodelle können für die unterschiedlichen Urlaubsansprüche der Mitarbeiter die jeweiligen Daten hinterlegt werden.

Hierbei können auch Sonderregelungen für Alter und Betriebszugehörigkeit berücksichtigt werden.

Urlaubskartenkenner

  • Mitarbeiter bzw. Tage ohne Pausenbuchung anzeigen

Sie können das Verhalten der einzelnen Einträge (Urlaubskartenkenner) nach Ihren Wünschen anpassen.

Neben den zahlreichen vordefinierten Urlaubskartenkennern finden Sie auch noch eine Reihe von freien Kennern. Diese zur freien Verfügung stehenden Kenner können Sie an Ihre ganz persönlichen Gegebenheiten anpassen und entsprechend schlüsseln.

Somit können Sie Mühelos diverse Abwesenheiten und Ereignisse in der Urlaubskarte festhalten.

Für die Urlaubskartenkenner sind keine Lernvideos verfügbar.

Diese Kurzbeschreibung soll Ihnen nur einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit unserer Urlaubsverwaltung geben.
Sie können im Online-Handbuch die komplette Beschreibung unserer Zeiterfassung ansehen.

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne auch telefonisch (+49 5841 9716-0) zur Verfügung, um Ihnen Ihre Fragen zu unserer Urlaubsverwaltung zu beantworten.
+49 5841 9716-0

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